Instruks for PR-gruppe

Gruppens leder er:
– kontaktperson til styret og produsent
– med på produksjonsmøter
– ansvarlig for delegering av oppgaver innad i gruppen

Oppgaver gruppen har:
– Skaffe sponsorer.
– Hente inn priser på plakater, flyere, program og bannere.
– I enighet med styret bestilles annonser og reklamemateriell.
– Distrubisjon av flyer, plakater og bannere. (Følg rodekart). Det er pr 2008 ca 2300 husstander i Gjerdrum.
– Kontakte aviser for intervju, annonsering. Dette må gjøres i god tid før forestilling. Gjerne to mnd før premiere. Obs pris.
– Annonsering i ”over Skigarden”. Kontakt kommunen for frister for innlevering av materiell.
– Presseskriv lages av styret, men gruppa har ansvar for å sende dette til avisene.
– Reklamere så mye som mulig, så tidlig som mulig.
– Trykke billetter ved bruk av eget program (eller på andre måter om det er enklere)
– Salg av billetter, herunder betjene telefon for reservering av billetter, holde oversikt over salkartet.
– Under forestilling: oppgjør av kasse hver kveld, signeres og gis til kasserer.
– Reservere seter i salen til presse og andre (NB: husk reservere sete for filming)
– Gi tidlig signal til salgruppa/styret/produsent dersom det bør vurderes ekstra stoler i en forestilling.

Flyere, plakater, forsiden på program og innhold i programmet utarbeides i samarbeid med styret. Disse bør være lik av utseende. NB: husk korrekturlesing.
Regissør har ofte idè om hvordan dette skal se ut.

Flyer kan inneholde bilde/tegning av stykket, litt tekst om innhold, navn på skuespillerne som er med (dette kan gjerne stå på baksiden), pris, dato og klokkeslett, og hvor billetter kan kjøpes/reserveres og navn på regissør/produsent.
Program kan inneholde forside lik flyer, tekst av produsent, tekst av regissør, tekst av leder, presentasjon av skuespillere med bilde, logo til alle sponsorer.
Programmet selges under forestilling. Antall varierer ut i fra hvor mange forestillinger som settes opp. Alle sponsorer får tilsendt ett eksemplar. Husk å legge riktig antall til side.